Dance-event organiseren (lokaal)

   

Geweldige members van DJR..
Damai Schenk (o.a. Shit is Bangin', Breda), een ervaren DJ, heb ik recent gesproken en ik heb ontzettend veel van hem geleerd. Hij gaf me o.a. als tip mee om te proberen een event te organiseren in mijn dorp/stad. Lijkt me echt heel tof om te doen. Komt natuurlijk veel bij kijken. Ben nog niet oud, en heb hier geen ervaring mee (alleen vakkenpakket op school; Economie & Management), maar ben zeer gemotiveerd. Heb contacten, ook hier in Deurne, die zeker zouden kunnen helpen en zelf nog meer en betere contacten hebben. Moet natuurlijk ook op zoek naar sponsors, accommodatie en 'publiek'. Binnenkort zal ik beginnen met een business plan.

Heb genoeg idee?n, maar jullie hulp is meer dan welkom. Wat te doen en wat zeker NIET te doen. Blijkbaar geeft de gemeente af en toe subsidie voor zo'n dingen, voor jongeren zoals ik (16yo) die erg gemotiveerd zijn iets gaafs te doen in betreffende dorp/stad. Ik ga dus sowieso langs de gemeente, 'Stichting Welzijn' (speciaal voor jongeren), mogelijke accommodaties en heel veel bellen/mailen e.d. naar DJ's/promotors. Het liefst wil ik zo veel mogelijk langsgaan of bellen als dat mogelijk is, aangezien dat veel persoonlijker, sneller (qua antwoorden) en gewoon beter is. Ik kan een map meenemen met alles wat ik tot nu toe heb, maar ook een video'tje maken van het concept.?

Ik zit ook te denken om als accommodatie de markt in het centrum te gebruiken. Dichtbij veel horecagelegenheden, waar misschien iets mee te regelen valt en het is outdoor, wat mijn voorkeur heeft. Goed idee

Toevallig is vandaag hier een lokale omroep geopend (waar ik vanaf volgende week elke zaterdagavond draai), dus via daar zou zelfs ook live verslaggeving geregeld kunnen worden en berichtjes op de site. Mijn bedoeling is ook om heel veel social media te gaan gebruiken. Je bereikt snel veel mensen die je wil bereiken op een moderne manier.?

Een DJ-vriend uit Schotland komt de eerste week van augustus over naar Nederland (o.a. voor Solar). Die wil alvast vrijwillig draaien. Zijn een paar zeer bekende DJ's waar ik wel eens mee spreek, maar denk dat ze onbereikbaar zijn (zelfs al zou je 'korting' krijgen). Heb ook al een jongen/vriend die al helemaal in de DJ-wereld zit met eigen label/blog/producen/bookings-management, die ik graag ook zou willen betrekken in de organisatie hiervan. Zou daar heel veel aan kunnen hebben.

Wat me ook wel vet lijkt is om gratis mixtapes uit te delen van mij (vooral aan mensen die positief zijn en genieten) en wellicht van andere DJ's. Merchandise gaat misschien wat ver, maar zo'n soort dingen lokt toch wel bezoekers denk ik. Dat je laat zien dat het wel serieus is waar je mee bezig bent.?

Dit is dus allemaal wat ik in de afgelopen uren tijdens het leren van mijn examen voor morgen heb uitgedacht. Wou dit graag in een topic zetten, aangezien ik hier zeker wat hulp bij kan gebruiken. Ook zijn er vast wel wat meer die dit wellicht (nu) willen (gaan) doen, dus die kunnen hier dan ook van mee profiteren.?

Als er mensen zijn die graag wat dieper willen helpen, dan stuur maar PM. Mijn vragen en vragen van anderen kunnen dus in dit topic gepost worden, en ik hoop natuurlijk dat er een aantal mensen zijn die me hierbij willen en kunnen helpen. De openingspost zal ik regelmatig editen, omdat ik toch op veel nieuwe idee?n kom, ook door anderen. Heb al heel snel na het openen van dit topic support-berichtje gekregen van andere DJR-member (Yvaroz), wat ik ongelooflijk waardeer. Hoop dat er meer mensen me kunnen helpen. Alvast bedankt! Ciao!

Ondertussen ook supportmailtjes van andere DJR-members en mensen buiten DJR om gekregen. Top!

1 member likes this  Oke,,

Allereerst, je geeft aan dat je wilt dat dit topic ook te gebruiken is voor anderen die het zelfde idee hebben als jij. Dan zeg je dat mensen die willen helpen je maar moeten PM'en, dan heeft niemand anders er toch wat aan? Klopt dat je de hoofdlijnen dat in de openindspost edit, maar dan zijn de adviezen eerst aan jouw selectieve perceptie ondergaan(je hoort ik heb ook E&M met maatschappij wetenschappen...:P)

Dan komende op het evenement. Ik heb zelf weinig ervaring met het organiseren van events, eerlijk is eerlijk ik laat dit meestal doen. ?Wel vind ik dat ik zelf aardig ervaring heb op gebied van events bezoeken en analyseren. Ik wil je niet bang maken of iets maar ik denk dat je echt te optimistisch bent. Ik heb al vele events bezocht van startende organisaties/organisatoren, en kijk samen met een vriend naar hoe het event is opgebouwd, wat goed gaat en vaak ook vooral wat mis gaat. Zo heb ik al heel wat events in de soep zien lopen omdat de organisatie vaak gewoonweg te optimistisch was en er te makkelijk over dacht. Ik doe dus naast mn school ook nog een onderzoek naar de eigenschappen van HET event.

Ik weet dat ik ga overkomen als een zeikerd, die veel te pessimistisch is, maar t gaat me er voornamelijk om dat jij niet je eigen ruiten ingooit. Wat je met mn commentaar doet moet je zelf maar weten:P

Je zegt dat je vakkenpakket E&M hebt, dus je zult een jaar op 16 zijn en hoogstwaarschijnlijk niet veel geld hebben om te investeren. Je hoopt wel op geld van de gemeente maar die geven echt niet aan alles en iedereen zomaar geld weg. Zeker niet zonder goed concept. Net als de kroegen die niet zomaar even een tap buiten zetten omdat een tiener een dj booth op t plein zet:P(ik ben zelf 17 dus vat dit niet als belediging op).
Ik zou het event dus zowiso niet helemaal zelf organiseren, vraag iemand die zeker ouder dan 18 is, en ervaring heeft met het organiseren. Er zijn veel dingen waar je de fout in kunt gaan zonder dat je erbij nadenkt, en dat is heel normaal bij je eerste event, maar ik denk dat je t? onervaren bent. Zeker als je meteen iets groots wilt organiseren, want zo klinkt het voor mij.

Je moet een verwachte balans gaan opstellen. (m&o toets heb ik pas woensdag dus dont blame me als ik t foute woord gebruik:P) Waar wil jij je inkomsten vandaan halen? Waar gaan je kosten naartoe? En wat doe je als je inkomsten niet zo hoog zijn als verwacht? Het lijkt me sterk dat jij veel geld hebt om een klap op te vangen als het niet lukt.
Je zult dj's wellicht moeten betalen, een set moeten huren, denk dat veel dj's namelijk geen genoegen zullen nemen met een ddj T1. Voor een outdoor event moet je zeker een buhne hebben en ook een leuke lichtshow. Ik kan je uit ervaring vertellen, dat gaat flink centjes kosten. Daarnaast zul je ook nog personeel moeten hebben zoals beveiliging en mensen die helpen opbouwen(ik denk dat je personeel nog t geringste probleem zal zijn met je connecties). En je inkomsten waar haal je die vandaan? kwa drank zul je niets ophalen want dat gaat naar de horeca toe....

Ook zul je vergunningen moeten regelen, zeker als je subsidie wilt van de gemeente kun je niet veel onderhands regelen. Denk bijvoorbeeld aan een dj licentie of iets dergelijks(ik weet niet hoe hard die nodig is maar meen dat t wel zo is).

Zo kan ik nog uren blijven opsommen, en dat in mn toetsweek... Komt er al met al op neer dat ik je aanraad om mensen met ervaring erbij te halen, en klein te beginnen. Je hebt t over die kroegjes rondom het plein? Vraag een van die kroegen of je binnen gewoon een event mag organiseren? Dan is t maar met 100 mensen propvol, dan slaagt je event tenminste. Ik kan je vertellen dat 100 mensen voor een eerste event al extreem moeilijk te regelen is! Je kunt nog zoveel posters etc ophangen en social media gebruiken, mensen komen echt niet zomaar op alles af. En doe jij een groot evenement en staan er uiteindelijk 30 mensen dan gooi je je eigen ruiten in en zul je niet snel meer ergens aant organiseren komen. Organiseer jij een event voor 100 mensen en er komen 30 is er altijd nog kans op een geslaagde avond en is de kans groter dat je terug mag komen Doe jezelf dus een pleziertje en begin echt klein! geloof me, dat zal uitdaging genoeg zijn.
Of kijk of je met een instantie zoals je school wat kunt organiseren. Ik ben zelf heel actief op school met buitenschoolse activiteiten. Voornamelijk kwa geluid, echter ligt de verantwoordelijkheid voor schoolfeesten niet bij ons maar bij het school parlement, dus ben ik laatst met een vriend met wie ik graag iets wil organiseren naar die instantie gegaan en hebben gevraagd of wij misschien mee mogen helpen met het organiseren. Zo hoef je zelf voor niets garant te staan kwa financien, je doelgroep is bekend en wordt een groot deel zoals vergunningen en personeel voor je geregeld.

De extras zijn overigens wel leuk, maar denk eraan wat je als extra doet. Een mix aan mensen geven lijkt een super tof idee, en wss zou je er zelf heel blij mee zijn. Maar wat moet iemand die naar een event gaat met een cd van iemand die die wss niet eens kent. Daarbij gaat bijna niemand t hele event met een cd op zak rondlopen:S denk dat je met een lege cd net zoveel bereikt als met een volle... ze zullen als frisbee gebruikt worden

Zo genoeg gezeikt voor vandaag:P ik wilde eers hele lijst maken met kritiek/advies echter doe ik dit niet omdat ik denk dat je uiteindelijk verstandig genoeg zult zijn om te realiseren dat je met 16 geen enorm event uit de grond kunt stampen...
Ik vind t goeg dat je op deze leeftijd al zo gedreven bent met het organiseren, alleen weet ik uit ervaring dat velen zich er gigantisch op verkijken en daarmee hun eigen ruiten ingooien, want dat zie ik gebeuren bij andere events die hier georganiseerd worden. Dit is dus niet bedoelt om je af te kraken maar meer om je te laten inzien dat t niet gemakkelijk is!

Hoop dat je er wat aan hebt, en dat je een dik event ervan gaat maken gun t je van harte!

Poster: dj-zero
Oke,,

Allereerst, je geeft aan dat je wilt dat dit topic ook te gebruiken is voor anderen die het zelfde idee hebben als jij. Dan zeg je dat mensen die willen helpen je maar moeten PM'en, dan heeft niemand anders er toch wat aan? Klopt dat je de hoofdlijnen dat in de openindspost edit, maar dan zijn de adviezen eerst aan jouw selectieve perceptie ondergaan(je hoort ik heb ook E&M met maatschappij wetenschappen...:P)

Dan komende op het evenement. Ik heb zelf weinig ervaring met het organiseren van events, eerlijk is eerlijk ik laat dit meestal doen. ?Wel vind ik dat ik zelf aardig ervaring heb op gebied van events bezoeken en analyseren. Ik wil je niet bang maken of iets maar ik denk dat je echt te optimistisch bent. Ik heb al vele events bezocht van startende organisaties/organisatoren, en kijk samen met een vriend naar hoe het event is opgebouwd, wat goed gaat en vaak ook vooral wat mis gaat. Zo heb ik al heel wat events in de soep zien lopen omdat de organisatie vaak gewoonweg te optimistisch was en er te makkelijk over dacht. Ik doe dus naast mn school ook nog een onderzoek naar de eigenschappen van HET event.

Ik weet dat ik ga overkomen als een zeikerd, die veel te pessimistisch is, maar t gaat me er voornamelijk om dat jij niet je eigen ruiten ingooit. Wat je met mn commentaar doet moet je zelf maar weten:P

Je zegt dat je vakkenpakket E&M hebt, dus je zult een jaar op 16 zijn en hoogstwaarschijnlijk niet veel geld hebben om te investeren. Je hoopt wel op geld van de gemeente maar die geven echt niet aan alles en iedereen zomaar geld weg. Zeker niet zonder goed concept. Net als de kroegen die niet zomaar even een tap buiten zetten omdat een tiener een dj booth op t plein zet:P(ik ben zelf 17 dus vat dit niet als belediging op).
Ik zou het event dus zowiso niet helemaal zelf organiseren, vraag iemand die zeker ouder dan 18 is, en ervaring heeft met het organiseren. Er zijn veel dingen waar je de fout in kunt gaan zonder dat je erbij nadenkt, en dat is heel normaal bij je eerste event, maar ik denk dat je t? onervaren bent. Zeker als je meteen iets groots wilt organiseren, want zo klinkt het voor mij.

Je moet een verwachte balans gaan opstellen. (m&o toets heb ik pas woensdag dus dont blame me als ik t foute woord gebruik:P) Waar wil jij je inkomsten vandaan halen? Waar gaan je kosten naartoe? En wat doe je als je inkomsten niet zo hoog zijn als verwacht? Het lijkt me sterk dat jij veel geld hebt om een klap op te vangen als het niet lukt.
Je zult dj's wellicht moeten betalen, een set moeten huren, denk dat veel dj's namelijk geen genoegen zullen nemen met een ddj T1. Voor een outdoor event moet je zeker een buhne hebben en ook een leuke lichtshow. Ik kan je uit ervaring vertellen, dat gaat flink centjes kosten. Daarnaast zul je ook nog personeel moeten hebben zoals beveiliging en mensen die helpen opbouwen(ik denk dat je personeel nog t geringste probleem zal zijn met je connecties). En je inkomsten waar haal je die vandaan? kwa drank zul je niets ophalen want dat gaat naar de horeca toe....

Ook zul je vergunningen moeten regelen, zeker als je subsidie wilt van de gemeente kun je niet veel onderhands regelen. Denk bijvoorbeeld aan een dj licentie of iets dergelijks(ik weet niet hoe hard die nodig is maar meen dat t wel zo is).

Zo kan ik nog uren blijven opsommen, en dat in mn toetsweek... Komt er al met al op neer dat ik je aanraad om mensen met ervaring erbij te halen, en klein te beginnen. Je hebt t over die kroegjes rondom het plein? Vraag een van die kroegen of je binnen gewoon een event mag organiseren? Dan is t maar met 100 mensen propvol, dan slaagt je event tenminste. Ik kan je vertellen dat 100 mensen voor een eerste event al extreem moeilijk te regelen is! Je kunt nog zoveel posters etc ophangen en social media gebruiken, mensen komen echt niet zomaar op alles af. En doe jij een groot evenement en staan er uiteindelijk 30 mensen dan gooi je je eigen ruiten in en zul je niet snel meer ergens aant organiseren komen. Organiseer jij een event voor 100 mensen en er komen 30 is er altijd nog kans op een geslaagde avond en is de kans groter dat je terug mag komen Doe jezelf dus een pleziertje en begin echt klein! geloof me, dat zal uitdaging genoeg zijn.
Of kijk of je met een instantie zoals je school wat kunt organiseren. Ik ben zelf heel actief op school met buitenschoolse activiteiten. Voornamelijk kwa geluid, echter ligt de verantwoordelijkheid voor schoolfeesten niet bij ons maar bij het school parlement, dus ben ik laatst met een vriend met wie ik graag iets wil organiseren naar die instantie gegaan en hebben gevraagd of wij misschien mee mogen helpen met het organiseren. Zo hoef je zelf voor niets garant te staan kwa financien, je doelgroep is bekend en wordt een groot deel zoals vergunningen en personeel voor je geregeld.

De extras zijn overigens wel leuk, maar denk eraan wat je als extra doet. Een mix aan mensen geven lijkt een super tof idee, en wss zou je er zelf heel blij mee zijn. Maar wat moet iemand die naar een event gaat met een cd van iemand die die wss niet eens kent. Daarbij gaat bijna niemand t hele event met een cd op zak rondlopen:S denk dat je met een lege cd net zoveel bereikt als met een volle... ze zullen als frisbee gebruikt worden

Zo genoeg gezeikt voor vandaag:P ik wilde eers hele lijst maken met kritiek/advies echter doe ik dit niet omdat ik denk dat je uiteindelijk verstandig genoeg zult zijn om te realiseren dat je met 16 geen enorm event uit de grond kunt stampen...
Ik vind t goeg dat je op deze leeftijd al zo gedreven bent met het organiseren, alleen weet ik uit ervaring dat velen zich er gigantisch op verkijken en daarmee hun eigen ruiten ingooien, want dat zie ik gebeuren bij andere events die hier georganiseerd worden. Dit is dus niet bedoelt om je af te kraken maar meer om je te laten inzien dat t niet gemakkelijk is!

Hoop dat je er wat aan hebt, en dat je een dik event ervan gaat maken gun t je van harte!

 

Sluit me er helemaal bij aan Yorick !!

Yorick heeft het zelf mee mogen maken. Een paar jaar geleden ben ik gestart met een eigen concept. Let op, een paar jaar geleden. Dat heeft ontzettend veel tijd, energie, en vooral geld gekost....eerst zaaien, dan oogsten...je moet door blijven zetten, 't geld er voor hebben, en vooral een goede people manager zijn. Alles komt op jou af, jij bent verantwoordelijk. En hoe ga je iets bekend maken dat er nog niet is ? Mensen weten niet wat ze moeten verwachten...

mensen gaan niet meer naar de ''reguliere'' uitgaansgelegenheden toe omdat ze daar niet geprikkeld worden. Hoe ga jij je mensen prikkelen dan ? Met alle respect, mensen komen niet omdat jij draait (niet bewust, dat ze zeggen : wow michael miller komt, nu MOETEN we daarheen...dat doen ze bij een vato, ?bij een la fuente e.d. wel).

Ik begrijp sowieso niet waarom je nu een eigen concept wil. Het klinkt allemaal leuk en aardig, maar er komt meer bij kijken. Je weet zelf wat Guetta zei : je moet eerst een geweldige live dj zijn om een geweldige producer te worden. Ik zeg op mijn beurt : je moet eerst een ''goede'' dj zijn, die de slagen van de zweep kent, om ook feesten te kunnen organiseren. Dus de komende jaren zou ik me daar op gaan richten...!!

En yorick...je zocht het woord BEGROTING (verwachte ontvangsten en uitgaven) : GEZAKT VOOR JE TOETS !!!!

Heb ik me zo verkeerd uitgedrukt? Was erg enthousiast vannacht toen ik dit schreef sowieso, maar even kort voor de duidelijkheid. Ik wil eenmalig een evenement(je) ergens organiseren. Ik heb al 2 mensen die met me mee willen werken en daar ook veel verstand van hebben. Als het echt een groot succes is (nee, ik onderschat het niet, want is vast en zeker erg lastig) dan wil ik best kijken hoe het is uit te breiden... Zoals ik al zei; Mensen bereiken via social media vooral, eigen site, flyers, mond-op-mond reclame etc. Ik vind het al top als ik ergens binnen 150 man krijg en dat ze ook tevreden zijn. Denk dat dit ook erg leerzaam is om te doen. Specifieke kritische vragen? Wil ik best op antwoorden. Dit zijn vooral redenen en motieven om het niet te doen. Zal zeker goed tot me in laten werken, maar ben ook erg benieuwd naar advies en dingen waar je zeker rekening mee moet houden.

Een goed, sterk concept moet ik nog bedenken. As I said, dit is gewoon allemaal wat in me opkwam in de paar uur dat ik erover nadacht om dat te doen. De line-up moet in mijn ogen wel uitgebreid zijn, wil het genre dance breed pakken, dus bijvoorbeeld ook een dubstep-DJ erbij. Ken ook aantal mensen die vrijwillig willen doen en aardig kunnen draaien in hun stijl. En als zo'n DJ uit Schotland komt, dat trekt ook wel aandacht.?

Poster: MichaelMiller
Een goed, sterk concept moet ik nog bedenken. As I said, dit is gewoon allemaal wat in me opkwam in de paar uur dat ik erover nadacht om dat te doen. De line-up moet in mijn ogen wel uitgebreid zijn, wil het genre dance breed pakken, dus bijvoorbeeld ook een dubstep-DJ erbij. Ken ook aantal mensen die vrijwillig willen doen en aardig kunnen draaien in hun stijl. En als zo'n DJ uit Schotland komt, dat trekt ook wel aandacht.?

 

Je onderschat het wel. Al haal je de beste dj uit schotland, als de mensen 'm ?hier niet kennen, heeft het nog geen extra nut...hetzelfde als je in Limburg een feest organiseert, en ik laat de grootste dj uit amsterdam draaien...kan ik 1000001 referenties er bij zetten, de mensen kennen 'm nog niet, dus nog geen reden om te komen...ik zou gewoon eens een paar keer proberen mee te lopen bij een organisatie...en daar vooral uit leren...

Nette post en ik kan me er helemaal in vinden. Aan de andere kant valt er veel te regelen als je het netwerk ervoor hebt.
Zo hebben we laatst een lady's night georganiseerd in een cafe en dat viel echt mee. MAAR dat kwam omdat een klasgenootje de eigenaar kent, zo gaat het eenmaal.

Een tip kan ik zeker geven: Zorg van te voren dat je zoveel mogelijk op papier hebt staan en stap dan pas ergens op af.
Zo heb je altijd een verhaal bij de hand als mensen gaan vragen waarom en hoe je het wilt gaan doen.
Ik weet niet of je mijn pm hebt gehad, maar ik wil je er best bij helpen. Dan komen we een keer samen met de mensen die mee willen helpen en dan zullen we een 'vergadering' houden.

Poster: MoXeGy
Nette post en ik kan me er helemaal in vinden. Aan de andere kant valt er veel te regelen als je het netwerk ervoor hebt.
Zo hebben we laatst een lady's night georganiseerd in een cafe en dat viel echt mee. MAAR dat kwam omdat een klasgenootje de eigenaar kent, zo gaat het eenmaal.

Een tip kan ik zeker geven: Zorg van te voren dat je zoveel mogelijk op papier hebt staan en stap dan pas ergens op af.
Zo heb je altijd een verhaal bij de hand als mensen gaan vragen waarom en hoe je het wilt gaan doen.
Ik weet niet of je mijn pm hebt gehad, maar ik wil je er best bij helpen. Dan komen we een keer samen met de mensen die mee willen helpen en dan zullen we een 'vergadering' houden.

 

Dat bedoel ik ook, kies ??n locatie, niet te groot, en dan valt het wel mee, maar als je gaat voor een gemeente grondstuk is het veel meer geregel.
En Mikey ik wil je zeker niet afraden te organiseren, dan denk ik dat jij mij ook fout begrijpt, maar zoals Rick(Admin) zegt er komt echt heel wat bij kijken. En 150 mensen is idd veel(zie ze maar te regelen, kan je vertellen t is moeilijk!!!)

Maar als jij een plein hebt en er staan 150 mensen stelt dat echt neits voor... Het aantal maakt niet uit, het gaat vooral om t aantal per meter... je kunt een top feest hebben met maar 10 mensen op 3 vierkante meter.. maar zet jij 150 mensen op 200 vierkante meter, lijkt het al snel leeg, en al lijkt het maar leeg, dan is het moeilijker om het publiek op gang te krijgen.

Over de dj's veel variatie is idd goed! Daar heb je zeker gelijk in, maar ik moet zeggen dat ik bij zo een event geen voorstander ben van dj sets op stijl... Heb jij een dubstep dj, die een uur draait, maar iedereen na 10 minuten t echt al voor gezien houdt met dubstep, dan is de tent binnen een half uur leeg... Vandaar dat ik, zoals Rick overigens bij de meeste events doet, voorstander ben van redelijk allround/commerciele dj's. Die gooien er dan soms een dubstep track doorheen en weten meestal wel de juiste hoeveelheid van ieder genre te raken. Daarnaast kunnen die sneller afwijken als een stijl niet aanslaat.

Zoals ik zei heb zelf nog vrij weinig georganiseerd maar ik zie wel de fouten vaak al liggen. Neem dus iedere hulp aan die je kunt vinden, zeker van mensen met veel ervaring!

Ik snap dat je nog in t begin zit van je productie, en je veel nog zelf op tijd zult ontdekken, maar ik denk dat de intentie van de reacties vooral bedoelt is om je echt vanaf moment 1 uit een te optimistische instelling te helpen. Kan goed zijn dat dat overbodig is, maar bij velen is t uiteindelijk hard nodig!